Šta poslovni softver treba da radi za vlasnika, a šta za zaposlene?

 


Vlasniku su potrebni pregled poslovanja, kontrola troškova, profitabilnost i informacije za donošenje odluka. Zaposlenima su potrebni jednostavni procesi, manje ručnog rada, jasni zadaci i brz pristup informacijama. Dobar poslovni softver treba da poveže ove dve potrebe.

ŠTA POSLOVNI SOFTVER TREBA DA RADI ZA VLASNIKA?

Vlasnik ne treba da provodi sate tražeći podatke po tabelama, mejlovima i različitim aplikacijama. Njegov posao je da donosi odluke. Zato poslovni softver treba da mu pruži jasnu sliku poslovanja na jednom mestu.

1. Pregled prihoda i troškova

Vlasnik treba u svakom trenutku da zna koliko kompanija ostvaruje prihoda i koliko troši. Nije dovoljno znati samo ukupan prihod. Korisno je videti prihode i troškove po klijentu, proizvodu, usluzi, projektu ili organizacionoj jedinici. Tako se lakše prepoznaje gde kompanija zarađuje, a gde novac odlazi.

2. Kontrolu profitabilnosti

Veliki prihod ne znači automatski i veliku zaradu. Softver treba da pomogne vlasniku da vidi koliko su profitabilni pojedini klijenti, proizvodi ili usluge. Na taj način odluke o cenama, popustima i budućim ulaganjima mogu biti zasnovane na konkretnim podacima.

3. Kontrolu naplate

Jedan od važnih zadataka poslovnog softvera jeste da vlasniku pokaže koliko novca kompanija potražuje od kupaca i koliko dugo potraživanja čekaju na naplatu.
Dobar pregled naplate može pokazati:
- koje fakture kasne,
- koliko ukupno iznose dospela potraživanja,
- koji kupci najčešće kasne,
- kakav je prosečan rok naplate,
- koliko novca se očekuje u narednom periodu.
To vlasniku omogućava da reaguje pre nego što problem sa naplatom ugrozi likvidnost.

4. Izveštaje koji pomažu u donošenju odluka

Vlasniku nisu potrebne stotine tabela. Potrebni su mu pravi podaci u pravom trenutku. Zato poslovni softver treba da omogući jasne izveštaje i kontrolne table koje odgovaraju stvarnim potrebama kompanije. Cilj nije da vlasnik dobije što više informacija, već da brzo dobije odgovor na pitanja kao što su: Kako poslujemo? Gde zarađujemo? Gde imamo problem? Šta treba da promenimo?

A ŠTA POSLOVNI SOFTVER TREBA DA RADI ZA ZAPOSLENE?

Ako vlasniku softver treba da pruži kontrolu, zaposlenima treba da pruži jednostavnost. Zaposleni koriste softver svakodnevno. Ako je komplikovan, spor ili zahteva previše ručnog rada, on postaje dodatno opterećenje umesto podrške.

1. Da smanji ručni rad

Jedna od najvećih prednosti poslovnog softvera jeste automatizacija ponavljajućih zadataka. Umesto da zaposleni više puta unose iste podatke, softver treba da omogući da se informacije unesu jednom i koriste tamo gde su potrebne. To štedi vreme i smanjuje mogućnost greške.

2. Da zaposlenom pokaže šta treba da uradi

Dobar softver ne treba samo da čuva podatke. Treba da pomogne zaposlenom da organizuje posao. To može uključivati zadatke, rokove, obaveštenja, statuse aktivnosti, zaduženja i praćenje realizacije. Zaposleni tada ne mora da pamti svaki rok ili da traži informacije kroz veliki broj mejlova.

3. Da informacije budu dostupne kada su potrebne

Ako zaposleni mora da otvara pet različitih programa da bi pronašao informacije o jednom klijentu ili projektu, proces nije dovoljno efikasan. Poslovni softver treba da objedini relevantne podatke i omogući brz pristup informacijama. To posebno dolazi do izražaja u prodaji, finansijama, računovodstvu, nabavci i korisničkoj podršci.

4. Da bude jednostavan za korišćenje

Funkcionalnost softvera nema veliku vrednost ako zaposleni ne žele ili ne umeju da ga koriste. Zato jednostavnost treba posmatrati kao poslovnu funkciju, a ne samo kao pitanje dizajna. Što je softver intuitivniji, to je lakše uvesti ga u svakodnevni rad i ostvariti korist od njega.

VLASNIK ŽELI KONTROLU, ZAPOSLENI ŽELE JEDNOSTAVNOST

Na prvi pogled ove dve potrebe mogu izgledati suprotstavljeno. Vlasnik želi što više informacija i kontrole. Zaposleni žele što manje administracije i komplikacija. Ali dobar poslovni softver upravo treba da pomiri te potrebe.
Zaposleni rade jednostavnije, dok vlasnik dobija bolji pregled poslovanja.
Na primer, zaposleni može samo da evidentira realizovanu aktivnost ili izda račun. Softver zatim može automatski da ažurira podatke koji su vlasniku potrebni za izveštavanje i analizu. Zaposleni ne mora da pravi izveštaj, a vlasnik ipak dobija informaciju. To je jedna od najvećih vrednosti dobro postavljenog poslovnog sistema.

Softver ne treba da kontroliše ljude, već poslovne procese

Postoji još jedna važna razlika. Kontrola ne bi trebalo da znači stalno proveravanje zaposlenih. Mnogo je korisnije kontrolisati procese, rokove i rezultate.
Ako softver pokazuje da je određeni zadatak završen, da je račun izdat, da je uplata evidentirana ili da je projekat prekoračio planirani budžet, vlasnik dobija potrebnu informaciju bez nepotrebnog mikromenadžmenta. Na taj način softver može da poveća odgovornost, ali i poverenje unutar organizacije.

Jedan sistem, različiti pogledi

Vlasnik i zaposleni mogu koristiti isti poslovni softver, ali ne moraju gledati iste informacije. Zaposlenom su potrebni podaci relevantni za njegov posao. Menadžeru je potreban pregled rezultata tima. Vlasniku je potreban širi pogled na poslovanje.
Zato kvalitetan poslovni softver treba da omogući različite nivoe pristupa i različite prikaze podataka, u skladu sa ulogom korisnika. Tako svako dobija informacije koje su mu potrebne, bez nepotrebnog preopterećenja.

Kako izgleda dobar poslovni softver u praksi?

Dobar poslovni softver ne bi trebalo da bude još jedan program koji zaposleni moraju da koriste. Treba da postane deo svakodnevnog rada.
Za vlasnika to znači:
- bolji pregled poslovanja,
- kontrolu prihoda i troškova,
- praćenje profitabilnosti,
- kontrolu naplate,
- kvalitetnije izveštavanje,
- donošenje odluka na osnovu podataka.

Za zaposlene to znači:
- manje ručnog unosa,
- manje administracije,
- jasne zadatke i rokove,
- brži pristup informacijama,
- jednostavnije svakodnevne procese,
- manje prostora za greške.

Pravo pitanje nije „Koliko funkcija ima softver?“

Prilikom izbora poslovnog softvera kompanije često porede broj funkcija. Ali 100 funkcija ne znači mnogo ako zaposlenima treba 20 klikova da završe jednostavan zadatak, a vlasnik i dalje ne može lako da vidi koliko kompanija zarađuje.
Zato je mnogo važnije pitati: Da li softver zaposlenima olakšava posao i vlasniku daje bolju kontrolu? Ako je odgovor da, onda softver ne predstavlja samo digitalni alat. On postaje deo načina na koji kompanija upravlja svojim poslovanjem.

Zaključak

Dobar poslovni softver treba da radi dve stvari istovremeno. Zaposlenima treba da olakša posao, a vlasniku da olakša upravljanje kompanijom. Zaposleni treba da imaju jednostavne procese, manje ručnog rada i jasne informacije. Vlasnik treba da ima pregled prihoda, troškova, naplate, profitabilnosti i ključnih pokazatelja poslovanja. Kada se te dve potrebe povežu, softver prestaje da bude samo mesto za unos podataka. Postaje alat za efikasniji rad, bolju kontrolu i kvalitetnije poslovne odluke. Na kraju, najbolji poslovni softver nije onaj koji samo može mnogo. Najbolji je onaj koji zaposlenima štedi vreme, a vlasniku daje kontrolu nad onim što je zaista važno.

Ako te zanima kako sve ovo radi Lidder, raspoloženi smo za priču o programu i poslovanju uopšte.
☎ Pozovi LIDDER ↗